Відповідальним за схоронність документів є керівник установи, організації чи підприємства. Тому в першу чергу керівництво повинне створити умови для зберігання документів та уповноважити інших працівників (зокрема, головного бухгалтера) на виконання відповідних дій. Також слід призначити відповідального за архів.
В установі, організації чи підприємстві строки зберігання документів слід затвердити в номенклатурі справ – обов’язковому для кожної установи систематизованому переліку назв справ, що формуються в її діловодстві. При цьому слід ураховувати вимоги чинного законодавства.
Усі документи від моменту їх створення і до моменту передання в архів установи, організації чи підприємства повинні зберігатися безпосередньо за місцем їх формування (наприклад, накази щодо особового складу – у відділі кадрів, картки складського обліку – на складі). При цьому всі документи зберігаються згідно з термінами визначеними номенклатурою справ. Документи мають зберігатися у спеціальних приміщеннях або шафах під відповідальність повноважених осіб. Документи поточного періоду, що пройшли обробку ручним способом, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються. Тобто формуються справи-папки, на яких зазначається найменування установи, організації чи підприємства, заголовок документів та до якого звітного періоду вони належать, строк їх зберігання. За загальним правилом документи повинні бути передані зі структурних підрозділів до архіву установи, організації чи підприємства через 2 роки після закінчення їх використання в діловодстві в упорядкованому стані за описом установленої форми.
Зверніть увагу: документи Національного архівного фонду (постійного терміну зберігання) передають на зберігання до державних архівних установ.
Визначати долю документів (зберігати надалі чи знищити) має спеціальна експертна комісія, створена наказом керівника установи, організації чи підприємства. Така комісія визначає порядок відбору на зберігання та для знищення документів, проводить експертизу цінності документів і здійснює контроль за її проведенням.
ОТЖЕ ВИСНОВОК:
- Для організації документообігу установи, організації чи підприємства має бути розроблена й затверджена номенклатура справ, у якій слід передбачити строки зберігання документів з урахуванням вимог законодавства та специфіки діяльності.
- Усі документи від моменту їх створення або надходження до структурного підрозділу і до передання в архів повинні зберігатися безпосередньо за місцем їх формування. Після закінчення їх використання в діловодстві впорядковані належним чином у вигляді справ документи передаються на тривале або постійне зберігання в архів.
- Щоб визначитися, як бути з тим чи іншим документом – зберігати в архіві чи знищити – проводять експертизу цінності документа з дотриманням норм. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності заборонено.
Начальник архівного відділу
Красноградської районної
державної адміністрації Тетяна ВЕРБИЦЬКА