До архівного відділу Красноградської районної державної адміністрації щорічно звертається до тисячі громадян не тільки з Красноградського району, а й з інших районів та міст України з метою одержання архівних довідок, витягів, копій.
Однією з форм звернення до архіву є письмовий запит юридичної особи або письмова заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання, яка може бути надіслана поштою або подана громадянином особисто на прийомі. Звернувшись на прийом в архів особисто, громадянин власноруч заповнює заяву встановленого зразка у випадку, коли на зберіганні в архіві є документи, відомості з яких цікавлять заявника. У випадку відсутності таких документів, працівник архіву, що здійснює прийом, радить куди звернутися заявнику з приводу позитивного розгляду його звернення. Якщо заявнику у будь-якому випадку необхідна відповідь з архіву по суті звернення, то у нього приймається заява, на яку відповіддю буде лист. При прийомі заяви збираються всі відомості, необхідні для наведення довідки: уточнюється прізвище, ім’я, по батькові заявника згідно з паспортом та інші відомості по предмету заяви. При наведенні довідок про стаж роботи заяви приймаються згідно записів трудової книжки (з вказанням назви підприємства, його перейменування, місцезнаходження, дати прийняття та звільнення з роботи, перелік займаних посад тощо). Запит фізичної особи може стосуватись самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів. У випадку надходження до архіву непрофільного запиту, архів пересилає його за місцем зберігання документів по суті запиту, якщо володіє достовірною інформацією про їх місцезнаходження. У випадку неповної інформації, викладеної заявником у зверненні, — заявнику надсилається лист, в якому архів просить надати більш точну та докладну інформацію для позитивного вирішення порушеного у зверненні питання та вказує, яку саме. Внаслідок позитивного розгляду запиту заявник отримує від архівної установи архівну довідку, копію або витяг. Архівні довідки, копії та витяги видаються громадянам особисто або надсилаються поштою. Надання архівних довідок, копій та витягів, необхідних для соціального захисту громадян архівним відділом здійснюються безкоштовно. Всі довідки, видані архівом, є офіційними документами, що мають юридичну силу і можуть бути використані їх одержувачами для підтвердження своїх цивільних і майнових прав, а також для оформлення соціальних пільг, виплат, пенсійного забезпечення тощо.
Перелік запитів, які виконує архівний відділ Красноградської районної державної адміністрації:
- про землекористування юридичних та фізичних осіб
- про дозволи на будівництво, перебудову будинків, господарських споруд
- про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло
- про найменування вулиць, зміна нумерації будинків
- про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств
- про проведення паювання в КСП, затвердження списків пайовиків КСП
- про підтвердження трудового стажу (прийняття, звільнення, переведення з посади тощо) за документами колгоспів, КСП ін.
- про встановлення мінімуму вихододнів для колгоспників, членів КСП
про обрання депутатом районної ради
Хоча в архівному відділі зберігається понад 36 тис. справ 296 архівних фондів, 36 з яких є діючими і постійно поповнюються документами установ і організацій, але не на всі запитання, з якими звертаються громадяни, архівний відділ може надати позитивну відповідь. Архів зберігає документи не всіх установ, організацій, підприємств, які діяли або діють на території Красноградського району. Архів приймає на зберігання документи з основної діяльності тільки тих установ, підприємств та організацій районного рівня, які мають історичну цінність і можуть бути включені, як складова частина, до Національного архівного фонду України. Такі документи зберігаються постійно.
Відомості з кадрових питань (особового складу (накази про прийом на роботу, переведення та звільнення, особові справи працівників, відомості нарахування заробітної плати)) мають 75-річний термін зберігання і повинні знаходитися в архіві самої установи або установи-правонаступника. У випадку ліквідації установи документи повинні передаватися на зберігання до відомчих організацій вищого рівня або в спеціальну архівну установу.