Знання про архіви, як і самі архіви, зародилися давно, але наукового характеру вони набули в країнах Західної Європи у XVIII столітті, в Україні – в середині XIX століття.
Словом “архів” у Стародавній Греції називали будинки вищих урядових установ, де ухвалювалися і зберігалися важливі державні акти. В сучасній лексиці поняття “архів” має два основних значення. По-перше, це спеціалізована установа, що забезпечує потреби суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні документи, організовуючи їх зберігання та користування ними, по-друге, це сукупність документів, сформованих в результаті діяльності установ, підприємств, організацій, окремих осіб.
Архіви – скарбниці історико-культурної пам’яті народу. Архіви є інформаційними системами, де застосовуються певні технології під час опрацювання, класифікації, зберігання і використання документів.
Основна сучасна мережа архівних установ складається з центральних державних архівів, місцевих державних архівів (архіви областей, архіви районного значення), галузевих державних архівів та інші.
Так, державні обласні архіви зберігають величезну кількість документів найрізноманітнішого характеру|вдачі|. Основна їхня частина|частка| – це документи місцевих державних установ та організацій обласного підпорядкування, які є постійними джерелами комплектування цих архівів. В обласних архівах зберігається й певна кількість історичних документів, а також документів особового походження є і кінофотофонодокументи.
А|рхівні відділи районних державних адміністрацій, тобто архіви районного рівня, створюються для постійного й довготривалого зберігання документів|, які мають районне значення. Окремі документи обласного значення відділи передали в обласні архіви.
Деякі |специфічні установи мають галузевий статус і фактично це архіви природно–географічні|, де зберігають карти, схеми та іншу специфічну документацію; силових і зовнішніх відомств і спецслужб, де міститься документація постійного спеціального використання |зачинена| та інше.
Переважна більшість державних і комунальних підприємств, установ та організацій створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, які накопичилися за час їхньої діяльності. Такі юридичні особи мають передавати документи поточного діловодства до своїх архівних підрозділів.
В окрему групу можна виділити архіви недержавної форми власності, наприклад, власні архівні установи мають більшість релігійних організацій.
Архів на території Красноградського району розпочав свою діяльність в жовтні 1943 року. Наразі в архівному відділі Красноградської районної державної адміністрації зберігаються документи за 1943-2017 роки в кількості близько 35,5 тисяч одиниць зберігання. Це 296 фондів. Проте враховуючи вищевикладене, звертаючись до архіву за певною інформацією, треба мати на увазі, що архівний відділ зберігає документи не всіх установ, організацій, підприємств, які діяли чи діють на території міста Краснограда та Красноградського району. На офіційному веб-порталі Державної архівної служби України можна ознайомитись з архівними установами України (http://www.archives.gov.ua/), на сайті Державного архіву Харківської області розміщено інформацію про архівні установи розташовані у Харківській області (http://archives.kh.gov.ua/), на сайті Красноградської районної державної адміністрації в розділі структурні підрозділи наявні відомості про документи ліквідованих установ, передані до архівного відділу Красноградської районної державної адміністрації (http://krasnogradrda.gov.ua/).
Архіви зберігають автентичні документи, переважно обслуговують правові потреби держави і соціальні запити суспільства, надають документальні підтвердження юридичних прав і соціальних гарантій громадянам. Можна з впевненістю стверджувати, що архівний документ – це історична пам’ять людства.